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南澳大利亚州政府信息管理战略 (2019-2022年)

2020-09-15 13:49

在大数据战略背景下,南澳大利亚州政府近年来正逐步将数据驱动型信息管理战略设计纳入工作日程,并于2019年7月发布了《政府信息管理战略 2019-2022》(Information Management Strategy 2019-2022,以下简称为《战略》)。南澳大利亚州档案馆馆长Simon Froude,在《战略》前言中写道:“政府掌握的信息和数据是一项国家级重要资产,这些信息资源可帮助信息机构提供更好的服务,提高政府部门信息公开透明度和行政效率问责制。《战略》能够确保由国家形成、接收或收集的所有信息和数据(无论是电子邮件、文档、业务系统中的数据、记录或其他类型的信息)在地方政府层面能够得到妥善的管理。同时通过有效和高效地管理信息和数据的方法使这些数据可以被信任,从而能够为决策提供信息支持,为组织机构和用户提供优质信息服务,降低必要信息管理成本。此外,相关机构必须依靠合作提高政府信息的整体质量和可获得性。”

本期我们将对该《战略》进行详细介绍。

1、愿景与宗旨

愿景:政府信息被用于改善南澳大利亚州的经济、社会和文化水平。

宗旨:《战略》规定了政府机构必须遵循的、以确保其信息和数据(统称为信息)资产的可信、真实和可靠原则,并规定了各机构必须具备的能力,以及南澳大利亚州政府在管理其信息资产时要实现的目标。为协助各机构实现这些目标,南澳大利亚州档案馆将推进一系列目标和行动,这些目的和行动也在本战略中作了相应概述。

2、原则与关键能力

州和地方政府机构将根据以下原则对信息资产进行管理,以确保其信息资产的可信、真实和可靠。每一项原则都有配套实现路径作为基础,各机构必须践行这些做法,以确保其信息管理实践符合政府的期待。

原则

原则一:信息的价值是已知的

信息被视为机构的资产:其价值(包括当前和未来的价值)被确定、理解和利用,以改善业务成果。

1.机构识别并记录他们的信息资产是什么,存储在哪里,由谁负责管理;

2.各机构了解并记录其信息资产如何支持其业务目标和运营或其合规义务;

3.各机构必须确保信息资产与其业务职能和目标相关联;

4.各机构引导和培训员工履行其信息管理职责;

5.各机构培养一种组织文化,将信息视为一种资产和业务推动因素,并对其进行管理。

原则二:信息的形成和管理与风险相适应

机构了解需要形成和保存哪些信息来支持业务目标、履行合规性义务以及降低风险。

1.各机构需要分析哪些适合当下监管环境的信息需要被整个组织生成和管理,同时将其记录。制定并发布政策,概述如何在其组织中管理信息;

2.各机构负责制定和发布相关政策,并概述组织内管理信息方式;

3.各机构需要评估在法律和信息管理层面不形成或管理信息带来的业务风险和证据缺口;

4.各机构需要以数字方式管理信息,法定需要用物理载体保存的情况除外;

5.各机构需要根据信息相关性设计和实施信息系统标准,使其支持信息的有效管理、识别和处置;

6.各机构需要妥当的存储信息,以确保信息在任何时候都可以访问;

7.各机构只能在信息不再被法律和业务需要这种情况下销毁信息,并在销毁时填写由国家制定的文件处置期限表等;

8.各机构需要不断审查和其信息管理政策相关做法如何支持其业务工作。

原则三:信息的所有权得到分配

信息治理的责任得到恰当的分配,以确保信息的管理能够为机构、用户和更广泛的社群带来最佳成果。

1.各机构将信息资产的内部责任分配给企业法人;

2.各机构确保被分配人员明晰自身承担的信息资产相关责任;

3.各机构确保信息管理的责任以书面方式得到授权;

4.各机构确保在政策或其他内部文件中能够界定与信息资产管理相关角色责任;

5.各机构确保通过治理结构等方式对信息的所有权和问责制进行统一管理;

6.各机构负责监测报告的工作人员能够保证遵守内部信息管理政策。

原则四:信息可以被信任

实施政策、实践和系统,确保信息可以作为决策和行动的可靠、真实和可信性依据。

1.各机构根据业务流程、监管环境以及风险问责要求来对业务活动进行全面准确的记录和保存;

2.各机构确保信息能够及时地保存到符合相关标准的组织系统中,同时确保其可靠、真实和可信性;

3.各机构需要在系统中记录相关数据的详细信息(元数据)以便随时了解信息本身的业务背景、业务类型和业务主体单元;

4.各机构在可能的情况下使用现有固定的信息定义,以便与政府各部门报告保持一致;

5.各机构实施的相关做法和制度能够保证信息的质量和真实性。

原则五:按需提供信息

信息在一个受保护和受信任的环境中按需提供利用,并适当共享(以遵守访问、安全和隐私规则为前提)。

1.各机构统一实施适用于信息敏感性的信息安全分级制度和配套管理要求;

2.一旦信息敏感程度降低至各机构不需进行保密管理时,即取消对信息的访问限制;

3.各机构在系统、软件和媒介更新换代时及时迁移数字信息,以确保其在需要时能够随时获取;

4.各机构需要识别未包含在通用处置期限表内的业务信息的相关管理要求,并以文件处置期限表的形式规定其处置要求;

5.各机构确保在核准的处置期限表规定的时间内,不会销毁任何对业务活动有价值的信息;

6.各机构需要按照隐私原则收集和管理个人信息;

7.除非法律和其他条件限制,各机构需要与政府共享信息;

8.各机构应根据政府相关政策主动进行信息公开;

9.各机构不能在未经授权和损害机构信息获取能力的前提下向外部各方出售、主动放弃或捐赠政府信息。

能力

为了进一步从信息资产中获益,南澳大利亚州政府必须提升对这些资产的管理和控制能力。只有确保信息的可信任性和可获取性,才能发挥其潜在价值。为了实现这一目标,各机构必须平衡四个关键能力。

这些能力必须通过一套详细的规划予以明确和实施。与任何组织资产一样,在整个组织机构层面考虑和规划本机构的信息管理是非常重要的。信息管理规划是一个机构信息管理项目的核心要素,其制定应符合该机构更广泛的战略和目标。信息管理规划提供高层次的指导且必须符合立法和业务需求。同时,规划也应得到更广泛的治理模型的支持,包括政策、程序、教育和技术等方面。规划的进展情况需定期评估和报告。

同时这些能力需通过适当的资源予以支持。充分分配包括预算、基础设施和人力在内的资源,是一个机构信息管理方案的重要组成部分。履行信息管理相关职能的工作人员必须具备相应的技能,并有能力按照本标准管理本机构的信息管理资产。

政策

必须制定一个总体和一致的政策方法,使机构能够灵活运作。

平台

技术是关键的推动因素之一,必须与上述目的相契合,并支持业务和客户的需求,确保能够对信息资产进行适当管理。

人员

州政府所属组织机构的工作人员必须了解他们所创造和接收的信息的价值,并具备适当信息管理能力。

实践活动

支持政府信息管理的流程必须高效率、有效益。

3、未来目标

《战略》为各机构设定了以下目标:

数字优先

1.数字优先。以数字形式形成的信息以数字方式管理,而不会将其打印。这将使政府雇员和用户能够更好地获取和利用信息,并削减成本。对形成于纸张的信息进行扫描(在效率高的情况下),并根据《通用处置计划表21》或其他类似的授权法规或政策销毁源文件(除非法律上需要留存纸质原件)。

数据被共享、提供利用

各机构在政府各部门之间以及与社会公众共享信息,确保敏感信息受到适当限制直至敏感度降低。

良好的治理

将信息作为一种资产进行管理。各机构明白他们所掌握的信息的内容、存储的位置,以及信息对其业务、政府和社区的价值。管理信息的角色和责任被确定、分配和监督。

根据风险进行管理

各机构了解哪些信息是保障其有效运作所需要的。不形成或保存信息对其业务的风险需被评估。信息在不再需要或不会作为州档案的一部分保存时,将被销毁。

透明管理

搭建各种流程和系统,确保形成与保存的文件可以作为决策和行动的可信、真实证据。

4、目的和行动

该部分确定了州档案馆将采取的目标和行动,以支持政府机构实现上述目标:

信息治理和方向规划

1.以实践促进对立法的修改,以确保通过数字手段有效地管理信息;

2.修改整个政府政策,使之能够以灵活和技术中立的方式管理信息;

3.制定政策,协助各机构采取更宏观的方法管理其信息,消除数据和文件之间不必要的区别。

管理信息

1.鼓励机构停止打印和归档纸质信息,对其进行数字化归档和管理;

2.协助机构鉴定信息资产,了解信息价值并进行相应管理;

3.为机构提供能够评估由于无法访问足够的、可信的信息而带来的业务风险的工具;

4.促进各机构内部分配信息责任和管理的方法;明确州政府所属组织机构工作人员的信息管理的岗位责任。

共享和利用信息

1.寻求实施支持政府信息(包括数字档案)长期保存和利用的技术;

2.探索永久价值数据的分布式托管模型,以支持改进政府信息的可访问性和保存策略;

3.为设计档案信息系统时所需的保存和迁移策略提供指导。

本文系中国人民大学电子文件管理研究中心学生研究员团队原创成果

本期小编

张玉洁

四川大学公共管理学院2016级档案学本科生

周祺

苏州大学社会学院2018级档案学硕士研究生

冯天予

山东大学历史文化学院2017级档案学本科生

嘎拉森

中国人民大学信息资源管理学院2018级档案学硕士研究生

声明:本文来自电子文件管理,版权归作者所有。


知识来源: https://www.secrss.com/articles/25556

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